Por Nerea 
Trabajar mejor no siempre significa trabajar más horas. Muchas veces la diferencia está en las pequeñas cosas que hacemos todos los días: cómo empezamos la jornada, cuándo revisamos el correo, si dejamos un rato para las tareas importantes o si vamos saltando de una cosa a otra sin terminar ninguna.
Con el tiempo, esos comportamientos se convierten en hábitos. Algunos nos ayudan a llevar el día con más orden y otros, aunque parezcan insignificantes, terminan haciéndonos perder bastante tiempo.
Aquí es donde puede resultar útil un gestor de hábitos y rutinas laborales. Este tipo de herramienta permite llevar un seguimiento de determinadas acciones y comprobar si realmente estamos manteniendo las rutinas que nos hemos propuesto. No hace milagros ni consigue que de repente tengamos un día de ocho horas perfectamente organizado, pero sí puede ayudarnos a detectar qué estamos haciendo bien y qué deberíamos cambiar.
¿Por qué son importantes los hábitos en el trabajo?
Hay tareas que hacemos prácticamente sin pensar. Encendemos el ordenador, miramos el correo, contestamos algún mensaje y empezamos a trabajar. El problema aparece cuando esa rutina no está realmente ayudándonos a avanzar.
Por ejemplo, revisar el correo cada cinco minutos puede parecer una buena forma de estar pendiente de todo, pero también puede convertirse en una fuente constante de interrupciones. Lo mismo ocurre con consultar continuamente el teléfono, dejar las tareas importantes para el final o empezar la mañana sin tener claro qué tenemos que hacer.
Algunos hábitos sencillos pueden marcar una diferencia considerable:
- Revisar el correo en momentos concretos.
- Planificar las tareas principales al comenzar la jornada.
- Reservar tiempo para trabajos que requieren concentración.
- Hacer pequeñas pausas durante el día.
- Mantener organizado el espacio de trabajo.
- Revisar al final de la jornada qué se ha conseguido.
La idea no es llenar el día de reglas. Se trata de encontrar una forma de trabajar que resulte cómoda y que podamos mantener en el tiempo.
¿Qué es un gestor de hábitos y rutinas laborales?
Un gestor de hábitos es una herramienta que permite registrar determinadas acciones y comprobar con qué frecuencia las realizamos.
En un entorno laboral puede utilizarse para cosas tan sencillas como recordar una revisión diaria, reservar tiempo para determinadas tareas o comprobar si estamos cumpliendo una rutina que nos hemos marcado.
Dependiendo de la herramienta, podemos encontrar funciones como:
- Registro de hábitos.
- Recordatorios.
- Calendarios.
- Estadísticas de seguimiento.
- Objetivos diarios o semanales.
- Historial de progreso.
- Integración con otras aplicaciones.
Lo interesante es que permite pasar de la intención a algo que podemos comprobar. Decir “quiero organizar mejor mi jornada” es fácil. Ver durante varias semanas si realmente estamos dedicando tiempo a las tareas importantes ya nos proporciona información mucho más útil.
Hábitos y rutinas no son exactamente lo mismo
Aunque solemos utilizar ambas palabras como si fueran iguales, hay una pequeña diferencia.
Un hábito es una acción que repetimos con frecuencia. Por ejemplo, revisar las tareas pendientes antes de terminar la jornada.
Una rutina, en cambio, puede estar formada por varias acciones que realizamos siguiendo un determinado orden.
Imaginemos una mañana de trabajo:
- Revisar las tareas pendientes.
- Elegir las dos o tres más importantes.
- Dedicar un rato a la primera sin interrupciones.
- Hacer una pausa.
- Revisar después el correo y los mensajes.
Todo ese conjunto forma una rutina. Dentro de ella encontramos varios hábitos.
Esta diferencia es útil porque nos permite organizar el trabajo sin intentar controlar absolutamente cada minuto del día.
¿Qué ventajas tiene utilizar un gestor de hábitos?
Una de las principales ventajas es que nos permite ver nuestros propios patrones de trabajo.
A veces pensamos que somos constantes con determinadas tareas y, cuando empezamos a registrarlas, descubrimos que no tanto. También puede suceder al contrario: algo que nos parecía difícil de mantener termina convirtiéndose en una rutina bastante estable.
Ayuda a mantener la constancia
Los recordatorios pueden ser útiles cuando estamos intentando incorporar una nueva costumbre. No tenemos que depender únicamente de acordarnos de hacerlo.
Permite comprobar los avances
Ver el progreso acumulado puede resultar motivador. No hace falta conseguir una semana perfecta. Lo importante es comprobar que estamos avanzando.
Facilita la organización
Tener determinadas acciones asociadas a momentos concretos del día evita tener que decidir continuamente qué hacer después.
Ayuda a detectar problemas
Si una rutina funciona bien algunos días pero desaparece cada vez que aumenta el trabajo, quizá haya que modificarla. El seguimiento permite detectar estas situaciones.
Puede reducir la sensación de desorden
Cuando tenemos muchas cosas pendientes es fácil sentir que no estamos avanzando. Una rutina sencilla puede aportar algo de estructura y hacer que la jornada resulte más manejable.
Cómo empezar a crear buenos hábitos laborales
Aquí conviene ir con calma.
Uno de los errores más habituales es intentar cambiar demasiadas cosas de golpe. El lunes decidimos revisar el correo solo dos veces, hacer ejercicio, organizar todos los archivos, planificar cada mañana, terminar las tareas pendientes y, de paso, convertirnos en personas completamente organizadas.
El miércoles ya no queremos saber nada de la lista.
Es mucho más práctico empezar por un hábito pequeño.
Por ejemplo:
“Durante las próximas dos semanas voy a dedicar diez minutos al comenzar la jornada a organizar mis prioridades.”
Es sencillo de medir y no requiere cambiar toda nuestra forma de trabajar.
Cuando ese hábito ya está asentado, podemos añadir otro.
Algunos hábitos que pueden gestionarse
Cada persona tendrá unas necesidades diferentes, pero hay determinados hábitos que pueden resultar especialmente útiles en una jornada laboral:
Planificar el día
Dedicar unos minutos a revisar qué tenemos pendiente ayuda a empezar con una idea más clara de las prioridades.
Reservar tiempo para concentrarse
No todas las tareas necesitan el mismo nivel de atención. Separar un bloque sin reuniones ni interrupciones puede facilitar bastante el trabajo.
Revisar el correo en determinados momentos
En lugar de tener la bandeja de entrada abierta permanentemente, podemos establecer momentos concretos para revisarla.
Hacer pausas
Las pausas también forman parte de una buena jornada. Levantarse, cambiar de actividad durante unos minutos o simplemente descansar la vista puede ayudar a mantener el ritmo.
Ordenar el espacio de trabajo
No hace falta convertir la mesa en una exposición de museo. Pero tener a mano lo necesario y retirar lo que sobra ayuda a trabajar con menos distracciones.
Hacer una pequeña revisión al terminar
Antes de cerrar el ordenador podemos dedicar unos minutos a comprobar qué hemos terminado y qué queda pendiente para el día siguiente.
Un gestor de hábitos no debe convertirse en otra tarea más
Esto es importante.
Si para utilizar el gestor necesitamos introducir veinte datos todos los días, revisar estadísticas constantemente y completar una lista interminable, probablemente terminaremos abandonándolo.
La herramienta debería facilitarnos las cosas, no complicarlas.
Por eso conviene registrar únicamente aquellos hábitos que realmente queremos controlar. Si nuestro objetivo es mejorar la organización de la jornada, quizá basten tres o cuatro hábitos relacionados con ella.
Cuanto más sencillo sea el sistema, más posibilidades tendremos de mantenerlo.
Combinar hábitos con otras técnicas de productividad
Un gestor de hábitos puede funcionar todavía mejor si lo utilizamos junto con otras técnicas de organización.
Por ejemplo, podemos combinarlo con time blocking, reservando determinadas horas para tareas concretas. También podemos utilizar la técnica Pomodoro cuando necesitamos trabajar durante periodos de concentración determinados.
Otra opción es utilizar la matriz de Eisenhower para decidir qué tareas son realmente prioritarias y cuáles pueden esperar.
No es necesario utilizar todas las técnicas disponibles. De hecho, probablemente sea mejor no hacerlo.
Lo importante es encontrar una combinación que encaje con nuestra forma de trabajar.
La importancia de revisar los hábitos
Un hábito no tiene por qué mantenerse exactamente igual para siempre.
Nuestro trabajo cambia. También cambian los horarios, las responsabilidades y las prioridades. Una rutina que funcionaba perfectamente hace unos meses puede dejar de tener sentido después.
Por eso resulta interesante hacer una revisión de vez en cuando.
Podemos preguntarnos:
- ¿Este hábito realmente me está ayudando?
- ¿Lo estoy cumpliendo con facilidad?
- ¿Me está quitando más tiempo del que debería?
- ¿Hay alguna acción que ya no tenga sentido?
- ¿Debería cambiar el horario?
Estas preguntas permiten ajustar la rutina sin convertirla en algo rígido.
Hábitos laborales y bienestar
La productividad no debería consistir en intentar llenar cada minuto del día.
Trabajar de forma organizada también significa saber cuándo parar, hacer descansos y evitar una acumulación constante de tareas.
Un gestor de hábitos puede incluir acciones relacionadas con el bienestar, como realizar pausas, levantarse de la mesa o terminar la jornada a una hora determinada.
Puede parecer poca cosa, pero precisamente los pequeños hábitos son los que más fácilmente podemos mantener.
Trabajar mejor no significa estar ocupado todo el tiempo.
¿Cómo elegir un gestor de hábitos?
Existen muchas herramientas diferentes y no todas ofrecen lo mismo. Algunas están pensadas para un seguimiento muy sencillo, mientras que otras incluyen calendarios, estadísticas, recordatorios e integraciones con otras aplicaciones.
Antes de elegir una, conviene pensar para qué la necesitamos.
Por ejemplo:
- ¿Solo queremos recordar determinados hábitos?
- ¿Necesitamos estadísticas?
- ¿Queremos utilizarla desde el ordenador y el móvil?
- ¿Necesitamos integrarla con nuestro calendario?
- ¿La vamos a utilizar nosotros solos o también un equipo?
Cuantas más funciones tenga una herramienta, no significa necesariamente que sea mejor. La mejor será aquella que realmente vayamos a utilizar.
Errores que conviene evitar
También podemos caer en algunos errores al empezar.
Uno de ellos es establecer demasiados hábitos a la vez. Otro es fijar objetivos poco realistas y frustrarnos cuando no los cumplimos.
También es bastante común convertir el seguimiento en una competición contra nosotros mismos. Si un día no cumplimos un hábito, no significa que todo el sistema haya fracasado.
Los hábitos se construyen con repetición y tiempo. Habrá días buenos y otros en los que simplemente no podremos seguir la rutina.
Lo importante es volver a ella al día siguiente.
Conclusión
Un gestor de hábitos y rutinas laborales puede ser una herramienta sencilla pero bastante útil para organizar mejor nuestra jornada. Su principal función no es llenar el día de tareas, sino ayudarnos a observar cómo trabajamos y mantener aquellas costumbres que realmente nos ayudan.
Empezar con pocos hábitos, revisarlos de vez en cuando y adaptarlos a nuestras necesidades suele ser mucho más efectivo que intentar cambiar toda nuestra forma de trabajar de un día para otro.
Al final, la productividad no depende únicamente de tener una buena aplicación o una lista interminable de tareas. También depende de cómo organizamos nuestro tiempo y de las pequeñas decisiones que repetimos cada día.
Y cuando esas decisiones empiezan a trabajar a nuestro favor, la jornada se hace un poco más sencilla.