Por Nerea 
A veces tenemos la sensación de que llevamos toda la mañana trabajando y, cuando miramos todo lo que hemos hecho, no parece tanto. Entre correos, mensajes, reuniones, llamadas y pequeñas interrupciones, el tiempo se va más rápido de lo que pensamos.
Por eso, aprender a organizar el tiempo puede ser más útil que intentar trabajar cada vez más deprisa.
Una de las técnicas más conocidas para conseguirlo es Pomodoro. Su funcionamiento es bastante sencillo: se divide el trabajo en períodos de concentración y pequeños descansos. Si además utilizamos un sistema para controlar cuánto tiempo dedicamos a cada tarea, podemos saber con bastante más claridad en qué se nos va la jornada.
No hace falta convertir el trabajo en una carrera contra el reloj. La idea es justamente la contraria: trabajar con más atención y utilizar los descansos para mantener un ritmo razonable durante el día.
¿Qué es la técnica Pomodoro?
La técnica Pomodoro fue creada por Francesco Cirillo en los años 80.
Su planteamiento original es sencillo. Se trabaja durante 25 minutos y después se hace una pausa corta, normalmente de 5 minutos. Después de completar varios ciclos, se realiza un descanso algo más largo.
Un ciclo sería algo parecido a esto:
- Elegir una tarea.
- Trabajar en ella durante 25 minutos.
- Hacer una pausa de 5 minutos.
- Repetir el proceso.
- Después de varios ciclos, realizar un descanso más largo.
Los 25 minutos no tienen por qué ser una regla inamovible. Hay personas que trabajan mejor con períodos algo más largos y otras que prefieren empezar con sesiones más cortas.
Lo importante es que durante ese tiempo exista un objetivo concreto y pocas distracciones.
¿Por qué puede ayudar un temporizador?
Cuando sabemos que tenemos que trabajar durante varias horas seguidas, una tarea puede parecer mucho más pesada de lo que realmente es.
En cambio, pensar:
“Voy a concentrarme solamente durante los próximos 25 minutos”
resulta bastante más fácil.
El temporizador ayuda precisamente a marcar ese límite. Durante ese período podemos dejar de lado otras cosas y centrarnos en lo que estamos haciendo.
Por ejemplo, si tenemos que preparar un informe, en lugar de pensar que vamos a pasar toda la mañana con él, podemos plantearnos terminar una parte concreta durante el primer bloque.
Después llega el descanso.
Parece una diferencia pequeña, pero puede cambiar bastante la forma de afrontar una tarea.
Pomodoro no significa trabajar sin parar
Una de las cosas que más sentido tienen de esta técnica son precisamente los descansos.
Cuando estamos concentrados durante mucho tiempo es fácil pensar que parar significa perder tiempo. Sin embargo, levantarse unos minutos, beber agua, estirar las piernas o simplemente apartar la vista de la pantalla puede ayudarnos a continuar después con más claridad.
El objetivo no es acumular horas delante del ordenador.
Es encontrar un ritmo que permita alternar concentración y descanso.
Por supuesto, tampoco hay que ponerse nervioso si un día no podemos seguir los tiempos exactamente. Una reunión inesperada o una llamada pueden cambiar completamente la planificación.
¿Qué es el control de tiempo?
El control de tiempo consiste en registrar cuánto dedicamos a determinadas actividades.
Por ejemplo, durante una jornada podemos descubrir que dedicamos:
- 2 horas a preparar informes.
- 1 hora y media a responder correos.
- 45 minutos a reuniones.
- 30 minutos a tareas administrativas.
- 1 hora a resolver pequeñas incidencias.
Hasta que no lo vemos por escrito, muchas veces tenemos una idea bastante diferente de cómo utilizamos nuestro tiempo.
Por eso, controlar el tiempo no tiene por qué significar que alguien nos esté vigilando.
Bien utilizado, puede servir simplemente para conocernos mejor como trabajadores y entender dónde se nos van las horas.
Pomodoro y control de tiempo: dos herramientas que se complementan
Aquí es donde ambas herramientas pueden resultar especialmente interesantes.
El temporizador nos ayuda a concentrarnos mientras estamos trabajando.
El control de tiempo nos permite comprobar cómo hemos utilizado ese tiempo después.
Imaginemos que tenemos que preparar un informe y necesitamos cuatro bloques de Pomodoro para terminarlo.
La próxima vez que tengamos que hacer un trabajo parecido ya tendremos una referencia aproximada.
Quizá descubramos que normalmente necesitamos entre tres y cuatro bloques. Eso nos ayudará a organizar mejor la jornada y evitar prometer que terminaremos algo en media hora cuando sabemos que probablemente necesitaremos bastante más.
Con el tiempo, estos pequeños datos pueden mejorar nuestras estimaciones.
¿Hay que utilizar siempre bloques de 25 minutos?
No.
Los 25 minutos son la duración tradicional del método, pero no significa que tengan que funcionar igual para todo el mundo.
Una persona puede preferir:
- 25 minutos de trabajo y 5 de descanso.
- 30 minutos de trabajo y 5 de descanso.
- 45 minutos de trabajo y 10 de descanso.
- Bloques más largos para tareas que requieren concentración.
Por ejemplo, para responder correos puede funcionar perfectamente un bloque corto. Sin embargo, si estamos escribiendo un documento importante, quizá nos resulte incómodo interrumpirnos cada 25 minutos justo cuando estamos entrando en ritmo.
Por eso, lo más importante es adaptar la técnica a la tarea y a nuestra forma de trabajar.
Cómo utilizar Pomodoro durante una jornada de trabajo
Podemos empezar de una manera muy sencilla.
1. Elige una tarea concreta
Antes de poner el temporizador, decide qué vas a hacer.
En lugar de escribir “trabajar en el proyecto”, intenta concretar:
“Preparar la primera parte del informe.”
Cuanto más clara sea la tarea, más fácil será saber cuándo has terminado el bloque.
2. Pon el temporizador
Configura el tiempo que hayas decidido utilizar.
Durante ese período intenta centrarte únicamente en la tarea.
Si aparece otra cosa que no es urgente, puedes apuntarla y continuar.
3. Haz una pausa
Cuando termine el temporizador, toca descansar.
No hace falta hacer nada especial. Levantarse, beber agua, estirar un poco o simplemente descansar unos minutos puede ser suficiente.
4. Repite el proceso
Después de la pausa puedes comenzar otro bloque.
Cuando hayas realizado varios ciclos, haz un descanso más largo antes de continuar.
¿Qué ocurre con los correos y las notificaciones?
Aquí tenemos uno de los mayores enemigos de la concentración.
Si cada vez que llega un correo dejamos lo que estamos haciendo para responderlo, nuestro trabajo se fragmenta constantemente.
Una posibilidad es reservar determinados momentos del día para revisar el correo y los mensajes.
Por ejemplo:
09:00 – 09:20: revisar mensajes importantes.
09:20 – 10:05: trabajo concentrado.
10:05 – 10:15: descanso.
10:15 – 11:00: continuar con la tarea.
No es necesario seguir este ejemplo literalmente. Cada puesto de trabajo tiene sus propias necesidades.
La idea es evitar que cada pequeña notificación decida qué hacemos a continuación.
Controlar el tiempo también sirve para planificar
Una vez que empezamos a registrar cuánto tardamos en determinadas tareas, podemos utilizar esa información para planificar mejor.
Supongamos que durante varias semanas comprobamos que preparar un informe nos lleva aproximadamente dos horas.
Si tenemos que preparar tres informes, ya sabemos que necesitaremos una cantidad de tiempo considerable.
Esto parece evidente, pero muchas veces hacemos nuestras planificaciones basándonos en una estimación rápida y después nos sorprendemos cuando el trabajo tarda más.
Los registros reales pueden ayudarnos a hacer previsiones más razonables.
Utilizarlo en equipos de trabajo
Aunque Pomodoro suele utilizarse de forma individual, también puede aplicarse en determinados equipos.
Por ejemplo, un grupo podría acordar períodos de trabajo sin reuniones ni interrupciones y dejar las comunicaciones para determinados momentos.
Esto puede ser especialmente útil cuando un equipo necesita varias horas de concentración para preparar documentación, analizar información o trabajar en un proyecto.
En cuanto al control de tiempo, también puede aportar información útil sobre los proyectos. Permite detectar tareas que están llevando más tiempo del previsto y revisar si la distribución del trabajo es adecuada.
Eso sí, hay una diferencia importante:
controlar el tiempo para mejorar la organización no debería convertirse en vigilar constantemente a las personas.
El objetivo debería ser conocer mejor el trabajo y detectar problemas, no crear presión innecesaria.
Errores que conviene evitar
El método Pomodoro es sencillo, pero podemos complicarlo más de la cuenta.
Algunos errores habituales son:
- Obsesionarse con cumplir exactamente los 25 minutos.
- Ignorar los descansos.
- Utilizar el temporizador para absolutamente todo.
- Interrumpir constantemente los bloques para mirar mensajes.
- Intentar hacer demasiadas tareas dentro de un mismo bloque.
- Utilizar los registros de tiempo como una forma de presión.
Si una técnica empieza a generar más estrés que ayuda, probablemente haya que adaptarla.
Herramientas digitales para controlar el tiempo
Actualmente existen numerosas aplicaciones y herramientas que permiten utilizar temporizadores tipo Pomodoro y registrar el tiempo dedicado a cada actividad.
Algunas incluyen funciones como:
- Temporizador de trabajo y descanso.
- Registro de sesiones.
- Estadísticas.
- Seguimiento por proyectos.
- Recordatorios.
- Sincronización entre dispositivos.
- Informes de tiempo.
No es necesario utilizar una aplicación especialmente compleja.
Para empezar, incluso un temporizador sencillo puede ser suficiente. Si después necesitamos estadísticas o seguimiento por proyectos, podemos buscar una herramienta más completa.
¿Puede ayudar a trabajar con menos estrés?
Puede hacerlo, especialmente cuando el problema viene de tener demasiadas cosas abiertas al mismo tiempo.
Tener un período concreto para concentrarnos permite dejar temporalmente otras tareas fuera de nuestra cabeza.
Además, terminar varios bloques durante el día proporciona una referencia visible del trabajo realizado.
Eso puede ser útil en jornadas en las que tenemos la sensación de que no hemos avanzado, aunque en realidad hayamos dedicado varias horas a tareas importantes.
El objetivo no debería ser conseguir el mayor número posible de Pomodoros.
La cuestión es utilizar el tiempo de una forma que nos permita avanzar sin terminar completamente agotados.
Preguntas frecuentes
¿Qué duración tiene un Pomodoro?
Tradicionalmente son 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Sin embargo, puedes adaptar la duración según la tarea y tus necesidades.
¿Es obligatorio descansar después de cada Pomodoro?
Es recomendable hacer pausas, aunque su duración puede variar. Los descansos forman parte del método y ayudan a mantener un ritmo de trabajo más sostenible.
¿Puedo utilizar Pomodoro para cualquier tarea?
No necesariamente. Algunas tareas se adaptan muy bien a los bloques de tiempo, mientras que otras requieren períodos largos de concentración y pueden resultar incómodas si se interrumpen demasiado.
¿Para qué sirve registrar el tiempo?
Principalmente para conocer cuánto tiempo dedicamos realmente a cada actividad. Esta información puede ayudarnos a planificar mejor y detectar tareas que están consumiendo más tiempo del esperado.
¿Necesito una aplicación para utilizar Pomodoro?
No. Puedes utilizar un temporizador convencional. Las aplicaciones específicas simplemente añaden funciones como estadísticas, historial o seguimiento por proyectos.
Conclusión
El temporizador tipo Pomodoro y el control de tiempo pueden ser dos herramientas sencillas para organizar mejor una jornada de trabajo.
Pomodoro ayuda a dividir el trabajo en períodos manejables y a reservar momentos para descansar. El control de tiempo, por su parte, permite comprobar cuánto dedicamos realmente a cada tarea y utilizar esa información para planificar mejor.
No se trata de trabajar mirando continuamente el reloj ni de intentar completar el mayor número posible de bloques. La finalidad es mucho más sencilla: concentrarnos cuando toca trabajar, descansar cuando toca parar y entender mejor cómo utilizamos nuestro tiempo.
Y si después de probarlo descubrimos que 25 minutos no nos funcionan, tampoco pasa nada. Podemos probar con 30, 40 o 45. Al final, la mejor técnica de productividad es aquella que conseguimos mantener sin que nuestra jornada se convierta en una competición contra el cronómetro.